اماده شدن ویرایش هفتم استاندارد PMBOK

بالاخره پیش‌نویس نسخه هفتم آماده شد و سه چهار روز دیگه در اختیار عموم قرار می‌گیره.

نسخه‌های قبلی پم‌باک دو بخش کلی داشتن که تمایزشون زیاد مشخص نبود. این تمایز الان خیلی مهم‌تر شده و به جای دو بخش هم سه بخش داریم، دو بخشی که قبلا وجود داشت «استاندارد» و «راهنما» بود. استاندارد بخشی از کتابه که با ضوابط سختگیرانه‌تری تدوین می‌شه و رویکرد اصلی رو نشون می‌ده و راهنما چیزیه که جرئیات بیشتری به اون اضافه می‌کنه. استاندارد بودن بخش اول به معنی تبعیت کردن از تعریف استاندارد انسی (موسسه ملی استاندارد آمریکا) هست. البته به خاطر ماهیت بین‌المللی پم‌باک خیلی بهتر بود که به جای یه مرجع ملی از یه مرجع بین‌المللی، یعنی ایزو، استفاده میشد، که متاسفانه این اتفاق نیفتاده.

تو نسخه‌های قبلی، بخشی که فرآیندها رو از زاویه دید گروه‌های فرآیندی بررسی می‌کرد استاندارد بود و بخشی که اون‌ها رو از زاویه حوزه‌های دانش توضیح می‌داد راهنما بود. تو نسخه‌های اول و دوم این تفکیک و تفاوت ماهیت اون بخش‌ها اصلا مشخص نبود، ولی تو نسخه‌ای بعد بخشی که استاندارد به حساب میومد کاملا جدا شد و در عنوان اون بخش هم کلمه استاندارد ذکر شد. این ماجرا ادامه داشت تا نسخه پنجم، که یه دفعه‌ای استاندارد تبدیل شد به یکی از پیوست‌های کتاب، که انتخاب عجیبی بود. تو نسخه ششم ماجرا برعکس شد و کل کتاب به دو بخش تقسیم شد، یکی به وضوح استاندارده و اونیکی راهنما.

محتوای استاندارد و راهنما تو نسخه‌های قبلی فرق چندانی نداشت و به همین خاطر تیم تالیف همیشه سردرگم بود که اون‌ها رو چطوری تنظیم کنن. این ماجرا دیگه وجود نداره و از الان به بعد استاندارد و راهنما موضوع‌های کاملا متفاوتی دارن که در ادامه توضیح می‌دم.

نسخه هفتم پم‌باک به جای دو بخش، سه بخش داره:

1. استاندارد
2. راهنمای اصلی
3. راهنمای آنلاین

منبع /khorramirad.com/

تفاوت روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه و در سایر موارد

به طور کل تفاوتی وجود نداره. همون روش‌هایی که برای تصمیم‌گیری صحیح تو پروژه به کار می‌ره می‌تونه تو انواع کارهای دیگه و حتی به طور کلی در زندگی فردی به کار بره. در عین حال، بعضی‌ها احتمالا دیدین که من تا حالا کارگاه‌ها و سخنرانی‌هایی در مورد روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه‌ها داشتم، و اتفاقا یکیش آخری همین هفته تو یکی از کنفرانس‌های PMI هست. این ماجرا عمدتا روی مثال‌ها و تمرین‌ها اثر می‌ذاره، نه چیز دیگه.

قدم اول: گردآوری و ارزیابی داده‌ها

اولین قدم در تصمیم‌گیری گردآوری و ارزیابی داده‌های مرتبطه و مهم‌ترین مشکلی که وجود داره داده‌های نادرسته. نمونه ساده‌ش انواع و اقسام اخبار و توصیه‌هاییه که تو اینترنت و خصوصا جاهایی مثل فیس‌بوک می‌بینین و اکثرا یا نادرستن، یا طوری قالب‌بندی شدن که نتایج نادرست ازشون ایجاد می‌شه. می‌شه یه مدت برای تمرین اعتبار و درستی اخباری که تو اینترنت می‌بینین رو کنترل کنین. چطوری؟ کار ساده‌ای نیست و حتی به کارهای کارآگاهی هم منجر می‌شه، ولی تمرین خیلی جالب و هیجان‌انگیزیه به نظر من. منابع خبر یا توصیه رو چک کنین و ببینین که متن یا عکس‌هایی که در اون به کار رفتن قبلا چه جاهایی تو وب وجود داشتن و اونجاها چه منابعی براشون ذکر شده. در نهایت، باید به منبعی برسین که بتونین به صداقت و مهارتش اطمینان کنین. مثلا اگه صحبت از نتایج یه تحقیق علمیه، باید بتونین موسسه تحقیقاتی‌ای که پشت اون تحقیق هست رو پیدا کنین. بعد باید گزارش رسمی اون موسسه رو بخونین، چون خیلی وقت‌ها گزارش‌های اون‌ها تو اخبار به شکلی ساده‌سازی می‌شه که عملا مفهوم غلطی می‌گیره. تازه کار به این‌جا هم ختم نمی‌شه؛ اگه موضوع نتایج یه تحلیل علمی باشه، باید یادتون باشه که علم پویا و در حال تغییره و ممکنه بعد از اون تحقیق دیگه‌ای شده باشه و اون رو نقض کرده باشه.

خیلی وقت‌ها نقض یه ادعا خیلی ساده‌تر از این حرف‌هاس و فقط کمی دید انتقادی و عقل سلیم لازم داره. مثلا چند وقت پیش عکسی جایی دیدم از یه نامه. پاسخی بود که اولین دانشگاهی که انیشتین (برای تحصیل یا کار) تو آلمان براش اقدام کرده بود بهش داده بود و گفته بود که متاسفانه شما قابلیت‌های لازم رو نداری. لابد پیام اخلاقیش هم این بود که وقتی جایی یا کسی ردتون می‌کنه نا امید نشین، این اتفاق حتی برای انیشتین هم افتاده بود. ولی اولین نکته‌ای که ایجاد شبهه می‌کرد این بود که چرا نامه‌ای که یه دانشگاه آلمانی به یه شهروند آلمانی داده بود به زبان انگلیسی بود. حالا کافیه اون عکس رو تو گوگل یا تین‌آی سرچ کنین تا به انواع و اقسام سایت‌هایی برسین که جعلی بودن اون نامه رو با دلایل تاریخی توضیح دادن.

در هر حال، به شکل‌های مختلف باید درستی داده‌ها رو ارزیابی کنین. مقدار حساسیتی که باید به خرج داد هم بستگی به اهمیت تصمیم داره.

قدم دوم: بررسی و ابداع گزینه‌ها

هر تصمیمی که می‌گیریم یه هدف داره (مثلا رفع یک مشکل) و راه‌های مختلفی می‌شه برای رسیدن به اون هدف تصور کرد. بعضی از اون راه‌ها کار می‌کنن و بعضی‌ها نمی‌کنن. اون‌هایی که کار می‌کنن هم کیفیت‌ها و هزینه‌های مختلفی دارن. هدفمون اینه که بهترین راه رو انتخاب کنیم. قاعدتا هم این کار ممکن نیست مگر این‌که به انواع راه‌ها فکر کنیم.

اکثرا تو این مرحله خیلی سهل‌انگاری می‌کنن و گزینه‌های کافی رو در تصمیم‌گیریشون لحاظ نمی‌کنن. مثلا دارین تصمیم می‌گیرین که ماشین خاصی رو بخرین یا نه. آیا درسته که فقط این دو گزینه خریدن و نخرین رو در نظر داشته باشیم؟ نه. در کنار اون باید به انواع ماشین‌های دیگه‌ای که می‌شه خرید هم فکر کنین. از اون مهم‌تر، باید به هدفی که دارین فکر کنین. مثلا اگه هدف صرفا رفت و آمد باشه، باید انواع گزینه‌های حمل و نقل عمومی رو هم در نظر بگیرین. آدمی که خیلی تو تصمیم‌گیری جدی باشه حتی به این هم فکر می‌کنه که اصلا چرا باید نیاز به حمل و نقل داشته باشه و شاید اصلا بشه با تغییر دیگه‌ای اون نیاز رو برطرف کرد.

قدم سوم: انتخاب بهترین گزینه

حالا گزینه‌ها رو تحلیل می‌کنیم و برای این کار قاعدتا باز هم باید داده گردآوری کنیم. در آخر با یه تحلیل درست و غیر احساسی به بهترین نتیجه می‌رسیم.

مسئله «احساس» معمولا در این بین خیلی مسئله ایجاد می‌کنه. چیزی که تو جمله قبل گفتم به این معنی نیست که احساس هیچ نقشی نباید داشته باشه: احساس می‌تونه یکی از عواملی باشه که تو تصمیم‌گیری لحاظ می‌کنیم، ولی خود فرآیند تصمیم‌گیری نباید احساسی باشه.

تو این قدم مهم‌ترین مشکلی که ایجاد می‌شه فریب‌های ذهنیه (cognitive biases) و باید در موردشون خیلی مطالعه کنین.

منبع: http://khorramirad.com/

روند تالیف PMBOK نسخه هفتم

برای کسانی که اطلاع ندارن، تالیف نسخه هفتم پم‌باک رو حدودا از یک ماه پیش شروع کردیم. من یکی از دوازده نفری هستم که برای این کار انتخاب شده و بعد از این‌که کارمون تموم بشه، پیش‌نویس به گروهی حدودا هفتاد نفره فرستاده می‌شه تا بررسیش کنن و پیشنهادهای اصلاحی بدن. بعد از این‌که نظرهاشون رو بررسی کنیم و پیش‌نویس رو بهبود بدیم، پیش‌نویس دوم برای عموم منتشر می‌شه و در اون زمان هر کسی که مایل باشه می‌تونه اون رو بخونه و پیشنهادهای اصلاحی بده.

تغییرات PMBOK نسخه هفتم

یکی از قواعد همکاری اینه که مباحث داخل تیم محرمانه تلقی بشه و به همین خاطر متاسفانه نمی‌تونم جزئیات همه تغییرها رو اعلام کنم. با این حال یه تغییر خیلی زیربنایی وجود داره و قرار شده به طور عمومی اعلام بشه و اون چیزیه که الان می‌خوام توضیح بدم.

تمام نسخه‌های قبلی پم‌باک مبتنی بر فرآیندها بودن؛ فرآیندهای که انواع اقدام‌های مدیریت پروژه و ارتباطشون رو با بقیه اقدام‌ها نشون می‌دن. تغییر زیربنایی‌ای که اشاره کردم اینه که نسخه هفتم و نسخه‌های بعد از اون به جای مبتنی بودن بر فرآیند، مبتنی بر اصول خواهند بود. این البته به این معنی نیست که دیگه تو پم‌باک خبری از فرآیند نخواهد بود، به این معنیه که محتوای اصلی و زاویه دید اصلی اصول خواهد بود و هر چیز دیگه‌ای که قراره طرح بشه بعد از اصول و از اون زاویه بررسی می‌شه.

اصول

تا الان روی اصول خیلی کار کردیم و نسخه اولیه‌ش در حال تکمیله. به زودی تعدادی مقاله کوتاه در وبلاگ PMI منتشر می‌کنیم تا اصول رو به طور خلاصه توضیح بدیم. بعد از این‌که خبرشون عمومی بشه اینجا توضیحشون خواهم داد. در این فاصله، اگه علاقه‌مند باشین می‌تونین NUPP رو مطالعه کنین. نوپ مجموعه‌ای از اصوله که تو همه پروژه‌ها کاربر داره و محقق کردن اون اصول واقعا می‌تونه به موفقیت پروژه و حتی موفقیت شخصی افرادی که تو پروژه دست‌اندرکارن کمک کنه. نوپ یکی از جدیدترین کارهای منه که تهیه‌ش مدت نسبتا زیادی ازم وقت گرفت و در عین حال، نتیجه خیلی خوبی داشته و تو جامعه مدیریت پروژه ازش استقبال خیلی خوبی شده. حالا تو فرصت دیگه‌ای درباره نوپ مفصل‌تر می‌نویسم.

یه دلیل اشاره به نوپ این بود که خیلی‌ها به خاطر دست‌اندکار بودن من در نسخه هفتم پم‌باک فکر می‌کنن که بخش اصول پم‌باک قراره کپی نوپ باشه، که اینطور نیست. البته شکی نیست که بخش‌هایی از کار از تجربه نوپ استفاده کرده، ولی در هر حال کل کار به طور گروهی انجام می‌شه و با نظر جمعی.

منبع : http://www.khorramirad.com/

Framework for Project Management

Many different professions contribute to the theory and practice of project management. Engineers and architects have been managing major projects since pre-history. Since approximately the 1960s, there have been efforts to professionalize the practice of project management as a specialization of its own. There are many active debates around this: Should project management be a profession in the same way as engineering, accounting, and medicine? These have professional associations that certify who is legally allowed to use the job title, and who can legally practice the profession. They also provide a level of assurance of quality and discipline members who behave inappropriately. Another ongoing debate is: How much industry knowledge is required of a seasoned project manager? How easily can a project manager from one industry, say, IT, transition to another industry such as hospitality?

There are two major organizations with worldwide impact on the practice of project management: the Project Management Institute (PMI), with world headquarters in the United States, and the International Project Management Association (IPMA), with world headquarters in Switzerland. 

Project Management Institute Overview

Five volunteers founded the Project Management Institute (PMI) in 1969. Their initial goal was to establish an organization where members could share their experiences in project management and discuss issues. Today, PMI is a non-profit project management professional association and the most widely recognized organization in terms of promoting project management best practices. PMI was formed to serve the interests of the project management industry. The premise of PMI is that the tools and techniques of project management are common even among the widespread application of projects from the software to the construction industry. PMI first began offering the Project Management Professional (PMP) certification exam in 1984. Although it took a while for people to take notice, now more than 590,000 individuals around the world hold the PMP designation.

So what is PMBOK

PMBOK is the fundamental knowledge you need for managing a project, categorized into 10 knowledge areas:

Managing integration: Projects have all types of activities going on and there is a need to keep the “whole” thing moving collectively – integrating all of the dynamics that take place. Managing integration is about developing the project charter, scope statement, and plan to direct, manage, monitor, and control project change.

Managing scope: Projects need to have a defined parameter or scope, and this must be broken down and managed through a work breakdown structure or WBS.  Managing scope is about planning, definition, WBS creation, verification, and control.

Managing time/schedule: Projects have a definite beginning and a definite ending date. Therefore, there is a need to manage the budgeted time according to a project schedule.  Managing time/schedule is about definition, sequencing, resource and duration estimating, schedule development, and schedule control.

Managing costs: Projects consume resources, and therefore, there is a need to manage the investment with the realization of creating value (i.e., the benefits derived exceed the amount spent).  Managing costs is about resource planning, cost estimating, budgeting, and control.

Managing quality: Projects involve specific deliverables or work products. These deliverables need to meet project objectives and performance standards. Managing quality is about quality planning, quality assurance, and quality control.

Managing human resources: Projects consist of teams and you need to manage project team(s) during the life cycle of the project. Finding the right people, managing their outputs, and keeping them on schedule is a big part of managing a project. Managing human resources is about human resources planning, hiring, and developing and managing a project team.

Managing communication: Projects invariably touch lots of people, not just the end users (customers) who benefit directly from the project outcomes. This can include project participants, managers who oversee the project, and external stakeholders who have an interest in the success of the project.  Managing communication is about communications planning, information distribution, performance reporting, and stakeholder management.

Managing risk: Projects are a discovery-driven process, often uncovering new customer needs and identifying critical issues not previously disclosed. Projects also encounter unexpected events, such as project team members resigning, budgeted resources suddenly changing, the organization becoming unstable, and newer technologies being introduced. There is a real need to properly identify various risks and manage these risks. Managing risk is about risk planning and identification, risk analysis (qualitative and quantitative), risk response (action) planning, and risk monitoring and control.

Managing procurement: Projects procure the services of outside vendors and contractors, including the purchase of equipment. There is a need to manage how vendors are selected and managed within the project life cycle. Managing procurement is about acquisition and contracting plans, sellers’ responses and selections, contract administration, and contract closure.

Managing stakeholders: Every project impacts people and organizations and is impacted by people and organizations. Identifying these stakeholders early, and as they arise and change throughout the project, is a key success factor. Managing stakeholders is about identifying stakeholders, their interest level, and their potential to influence the project; and managing and controlling the relationships and communications between stakeholders and the project.