ساختار شکست کار را قلب برنامه ریزی پروژه می دانند. از این رو بهینگی در موضوع ویژه ساختار شکست کار، به دنبال ارائه مطالب کاربردی، جامع و عملی برای انواع مختلف پروژه هاست. در مطلب حاضر سعی شده تا به صورت کامل انواع ساختار شکست کار در پروژه ها معرفی شود. در مطالب بعدی تلاش می شود مثالهای واقعی ساختار شکست کار در پروژه های مختلف ارائه شود.

مقدمه

همان‌طور که در مطلب “ساختار شکست کار یعنی چی؟“گفته شد، ساختار شکست کار (WBS) یک ساختار گرافیکی شبکه‌ای یا درختی است که برای نشان دادن روش تولید محصول یا خدمت و سایر وظایفی که یک سازمان یا شرکت انجام می‌دهد، به کار می رود.

بیشتر بخوانید:  ساختار شکست کار یعنی چی؟

انواع ساختار شکست کار (WBS ) چیست ؟

نوع و مبنای شکست کار در پروژه های مختلف متفاوت است. میتوان برای هر پروژه تعداد زیادی ساختار شکست کار تعریف کرد که هر کدام از آنها بر اساس ماهیت و اهداف قابل تفکیک هستند. در ادامه به بررسی انواع معروف ساختار شکست کار می پردازیم.

۱٫ساختار شکست مراحل انجام کار ( براساس مراحل یا تجزیه فازی)

معادل لاتین : (Ph/St BS) (Phase/Stage Breakdown Structure)

برای تکمیل برخی از پروژه ها باید مراحل مختلف و مجزایی طی شود.  مراحل می توانند نسبت به هم همپوشانی داشته باشند.البته الزامی نیست که خروجی یک مرحله ورودی برای مرحله ای دیگر باشد.

در برخی پروژه ها که توالی عملیات و ترتیب اهمیت بالایی دارد، اگر ترتیب و توالی حفظ نشود و هر مرحله با تیم و مدیریت خود شروع به فعالیت کند، اتلاف سرمایه، هزینه و وقت خیلی بالا و تقریبا جبران‌ناپذیری در پی خواهد داشت.

تصویر زیر یک نمونه ساختار شکست مراحل انجام کار را نشان میدهد:

بیشتر بخوانید:  ساختار شکست کار پروژه های نفتی : نگاه کاربردی به ساختار شکست کار

۲٫ ساختار شکست براساس بخشهای سازمانی پروژه ( براساس سازمانها و واحدهای سهیم)

معادل لاتین : (DBS) (Department Breakdown Structure)
در برخی سازمانها ممکن است برحسب بخشهای تخصصی مورد نیاز برای انجام پروژه، مسئولیت اجرای هر قسمت از پروژه بر عهده ی یک بخش قرار بگیرد و هر گروه به طور اختصاصی کار خود را انجام دهند.

اگر هر واحد مدیر متخصص مربوط به خود را داشته باشد از حجم کاری مدیر کل پروژه کاسته شده و همچنین مدیریت اصلی کمتر با مسائل تخصصی درگیر می‌شود که از مزایای این روش می‌باشد. در پروژه‌ها معمولا چندین واحد یا گروه فعالیت می‌کنند که می‌توان براساس آن‌ها شکست کار را انجام داد و چارت WBS را بر این اساس آماده نمود.

در این نوع ساختار شکست چون هر واحد مستقل بوده و مدیر ویژه خود را دارد، معمولا واحدها هماهنگی کمتری دارند که این امر ریسک را بالا می‌برد. اگر واحدها این امر را در نظر نگیرند و با هم هماهنگ نباشند، بیشتر کارهای آن‌ها بیهوده می‌شود و نتیجه مطلوبی نمی‌گیرند. در رفع این مشکل مدیر اصلی پروژه نقش بسزایی می‌تواند داشته باشد. می‌تواند با داشتن یک یا چند معاونت تخصصی از ناهماهنگی جلوگیری کند.

۳٫ ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی( براساس محصول نهایی)

معادل لاتین : (A/P BS) (Assembly/Product Breakdown Structure)
در این روش، محصول نهایی پروژه در باکس ابتدایی WBS جای گرفته و مانند نمودار دمونتاژ به قطعات اصلی و سپس فرعی تقسیم می شود. تهیه ساختار شکست کار براساس محصول نهایی در برخی پروژه‌ها سخت می‌باشد و نمی‌توان آن را تهیه نمود، اما اگر شرکت مدنظر بزرگ باشد و بطور همزمان در چند محدوده مختلف کار انجام دهد می‌توان با توجه به هدف پروژه ساختار شکست را تهیه نمود.

در این روش تیم‌ها کاملا تخصصی عمل می‌نمایند و دارای مدیر تخصصی مربوطه می‌باشند. بازدهی کار بالا و میزان خطا کم است. اما هزینه‌ها بالا می‌رود ؛ زیرا نیاز به وجود اشخاص متخصص زیاد است و به دلیل تعدد تیم‌های مختلف نیازمند کارشناس‌های زیادی می‌باشد .

۴٫ ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی (براساس پیمانکاران)

معادل لاتین: (CntrBS) (Contractor Breakdown Structure)

در پروژه هایی که تکمیل تمام یا قسمتهایی از پروژه توسط پیمانکاران انجام می شود، به منظور کنترل و نظارت بر حسن انجام کار پیمانکاران، ممکن است پروژه بر اساس سلسله مراتب و فعالیتهایی که به آن ها محول شده است شکسته شود. معمولا تامین کنندگان در پایین ترین سطح قرار دارند. با توجه به فراوانی و تنوع فعالیت‌ها در برخی پروژه‌ها ساختار شکست کار را می‌توان براساس پیمانکارن تهیه نمود.

به عبارت دیگر هر بخش یا هر واحد را به یک شرکت پیمانکار واگذار نمود ؛ چون معمولا بیشتر شرکت‌ها قادر به انجام همه فعالیت‌ها نمی‌باشند. در زیر نمونه‌ای از ساختار شکست کار براساس پیمانکاران ارائه شده‌است.

۵٫ ساختار شکست سیستمهای مورد نیاز پروژه

معادل لاتین: (SBS) (System Breakdown Structure)
این نوع ساختار شکست کار، در پروژه هایی که به پیاده سازی و نصب زیر سیستم های مختلف نیاز دارند به کار گرفته می شود .

۶٫ ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل

معادل لاتین : (TBS) (Transportable Breakdown Structure)
در پروژه هایی که لازم است قطعات اصلی آنها حمل شوند، و محدودیتهای حمل و نقل از قبیل ظرفیت جرثقیلها، فضاها و … در مورد آنها وجود دارد، این محدودیتها می تواند تعیین کننده نحوه ی شکست پروژه باشد.

۷٫ ساختار شکست هزینه

معادل لاتین : (CBS) (Cost Breakdown Structure)
پروژه بر اساس بسته های هزینه ای یا بودجه ای مجزا شکسته می شود. هر بسته هزینه ای در این نمودار باید بگونه ای شکسته شود که هزینه آن از مجموع هزینه باکسهای زیرگروه خود تامین شود. تاجایی که امکان تعریف آیتم های هزینه ای مجزا وجود داشته باشد ، باکس ها گسترش می یابند . از جمله مهمترین اهداف برنامه ریزی پروژه ، مدیریت هزینه ها می باشد . در این روش بسته های هزینه ای باید مرتبط با بسته های کاری باشند .

۸٫ ساختار شکست بر اساس مناطق جغرافیایی

برای پروژه هایی که انجام هر قسمت از آنها در یک موقعیت مکانی یا جغرافیایی انجام می شود استفاده می شود ؛ مثل پروژه های شهری و راه سازی . شرکت‌های بزرگ معمولا چندین پروژه همزمان دارند. برخی پروژه ها در محدوده‌های مختلف واقع شده‌اند و تعیین محل پروژه‌ برای آن ها اختیاری نیست . بنابراین شرکت‌ها می‌توانند شکست کار پروژه‌های خود را براساس محدوده‌های مختلف یا همان تجزیه جغرافیایی انجام دهند. در این روش هر محدوده به عنوان یک بخش مجزا در نظر گرفته شده و برای آن فعالیت‌های مختلف در نظر گرفته می شود .

جمع بندی:

WBS یک پروژه نباید تنها بر اساس یک روش باشد و استفاده از روش های ترکیبی که باعث خلاقیت ذهنی متخصصین در به کارگیری می شود مفید و موثر است.

مهمترین بخش هر پروژه بدون تردید قسمت ریالی پروژه می باشد. همینطور یکی از مهمترین و جذابترین فعالیت های واحد کنترل پروژه تهیه CBS می باشد. که همزمان نیاز به دقت بالا، تجربه کافی، تسلط به شکست کار و آشنایی به نرم افزار دارد، در واقع شخصی که در فیلد برنامه ریزی و کنترل پروژه بتواند ساختار شکست هزینه ای را به طور صحیح و منطقی تعریف کند، توانایی انجام اکثر فعالیت های برنامه ریزی و کنترل پروژه را دارد. با این مقدمه کوتاه مطالبی در خصوص CBS قرار می دهم و امیدوارم دوستان با دقت بیشتر این مطلب را دنبال کنند.

CBS مخفف سه کلمه Cost Breakdown Structure که به معنی ساختار شکست هزینه می باشد.
در واقع CBS همان ساختار شکست کار (WBS) می باشد که در آن میزان هزینه هر یک از عناصر موجود در ساختار شکست کار تعیین می شود.

در پروژه های قیمت ثابت (Lump Sum یا Fixed Cost) پس از تهیه WBSپروژه و تائید آن توسط کارفرما لازم است قیمت کل پروژه بین سطوح مختلفWBS و همچنین فعالیت های زیر مجموعه آن ها سرشکن شود .

کارشناسان برنامه ریزی و  کنترل پروژه از این ساختار برای تعیین فاکتور وزنی(Weight Factor) و همچنین تهیه و تولید صورت وضعیت های پروژه با توجه به پیشرفت آن استفاده می نمایند.

 مبنای ارزش گذاری فعالیت های پروژه با توجه به ماهیت آنها در پروژه هایEPC متفاوت می باشد :

فعالیت های مهندسی :
در این فعالیت ها میزان نفر-ساعت نیروی انسانی که به منظور تهیه هر مدرک مهندسی صرف شده است را محاسبه و با توجه به میزان هزینه هر نفر-ساعت(حقوق،امکانات و ..)، آن فعالیت ارزش گذاری می شود.(نرخ هر نفر-ساعت را می توان با توجه به پروژه های مشابه انجام شده در گذشته بدست آورد)
به مثال زیر توجه فرمایید:

فعالیت های تدارکات:
در این نوع فعالیت ها متناسب با سرمایه تخصیص یافته جهت خرید کالا ، ارزش گذاری انجام می پذیرد.

فعالیت های اجرا:
ارزش گذاری این نوع فعالیت ها با توجه به پرداخت حقوق و دستمزد برای هر یک از عناصر موجود در ساختار شکست کار و فعالیت های زیر مجموعه آن در نظر گرفته شود(در این نوع فعالیت ها نیز می توان با توجه به پروژه های مشابه انجام شده در گذشته الگوبرداری نمود)

ساختار شکست کار یا همان WBS از آن دسته اصطلاحات معروف و پرتکرار پیرامون مباحث برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است که می‌توان اذعان داشت که تقریباً تمام کسانی که به‌نوعی با پروژه در ارتباط هستند حداقل برای یک‌بار هم که شده به گوششان رسیده و یا آن را به زبان آورده‌اند.

اگر جستجویی کوتاه در سایت‌های مرتبط داشته باشید خواهید دید که به تعداد فراوان در خصوص نحوه تنظیم و قواعد و قوانین مربوط به تهیه آن صحبت شده و مدارک و استانداردهای زیاد پیرامون آن منتشر شده است.

من به همان میزان مدارک و اسناد مکتوب در سایت‌ها بسنده می‌کنم و وقت خودم و شما رو برای توضیح همان اسناد به شیوه‌ای دیگر نمی‌گیرم. قول دادیم که موضوعات در سایت کاربردی باشد و هنوز هم سر قولمان هستیم؛ بنابراین در این مقاله می‌خواهم در خصوص رویه‌های کاربردی و اجرایی برای تهیه ساختار شکست کار با شما صحبت کنم.

یک اصل مهم رو هیچ‌وقت فراموش نکنیم که مهم‌ترین علت برای اینکه شما وقت می‌گذارید برای تدوین WBS این است که کار مدیریت و مانیتور روی پروژه تون راحت‌تر باشه و این ساختار شکست کار سر آغازی باشه برای اینکه پروژه تون رو با موفقیت به اتمام برسونید.

وقتی با این دید ساختار شکست کار پروژه تون رو تدوین می‌کنید مواردی چون خروجی CBS و OBS و …در گام دوم اهمیت قرار می‌گیرند.

همیشه موضوعات پیرامون این سند از دو بعد قابل ارزیابی است.

1. اولین بعد دید کاربردی و اجرایی آن است که خدمت تون گفتم
2. بعد دیگر همان موضوعات تئوریکال مانند توجه به ثبت آن در برنامه زمان‌بندی، استفاده از آن درساختار شکست هزینه و … هست

که اگرچه بعد دوم هم مهم است ولی شک نکنید که بدون لحاظ کردن بعد اول قضیه، شما به‌جای ساختار شکست کار وارد پروسه ساختار شکست در کار خواهید شد.

ساختار درختی WBS

ببینید بعضاً من در پروژه‌ها می‌بینم که در تدوین ساختار شکست کار زیاد حساسیت به خرج داده نمی‌شود؛ و در عوض پیش‌فرض این قرار می‌گیرد که درنهایت هرگونه نقص در آن رو با آیتم‌های نظیر Activity Code و … مرتفع می‌کنیم که من کاملاً با این‌گونه برداشت مخالف هستم. مطمئن باشید اولین برنامه زمان‌بندی با wbs که شما از آن در این برنامه استفاده کردید می‌شود پیش‌فرض تمامی ذینفعان پروژه در تمام مدت‌زمان پروژه، ارائه هرگونه گزارش با تغییر ساختار wbs برنامه با هر ابزاری اگرچه در پاره‌ای از مواقع بسیار کارآمد و یا شاید واجب هم باشه ولی برای همه ارکان پروژه ثقیل خواهد بود و آن خروجی که شما در گزارش‌ها تون مدنظر دارید را نخواهید داشت.

حالا چند نکته که به شما در تدوین WBS کاربردی کمک می‌کند رو به‌صورت سرفصل ارائه می‌کنیم

شناخت پروژه قبل از اقدام به تدوین ساختار شکست کار

تا شناخت کامل از پروژه پیدا نکردید هیچ‌وقت اقدام به تدوین ساختار شکست کار نکنید. پیش‌فرض این مسئله هم بازدید از سایت از پروژه است. اگر در واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دفتر مرکزی هستید و از شما می‌خواهند که WBS پروژه را با اطلاعات ارسالی از کارگاه تدوین کنید، به‌هیچ‌عنوان قبل از سایت ویزیت از کارگاه این کار رو انجام ندهید. شاید پروژه در مرحله تجهیز کارگاه باشه و شما بپرسید سایت ویزیت از پروژه‌ای که هنوز در مرحله تجهیز کارگاه است چه فایده‌ای می‌تواند برای شما داشته باشه؟! ولی من به شما میگم که حتی در پروژه‌ای از این جنس هم سایت ویزیت بسیار کارآمد هست و یکی از مهم‌ترین خروجی آن، جانمایی واحدها و یا سازه‌ها در زمین پروژه و کامل شدن تجسم ذهنی شما از Plot Plan کلی پروژه یا همان نقشه جانمایی سازه‌هاست.

تدوین ساختار شکست کار با ملاحظات اولویت زمانی

ساختار شکست کار با ملاحظات اولویت زمانی

اگرچه همواره عنوان می‌شود که ساختار شکست کار مستقل از توالی و زمان هست ولی به‌عنوان یک نکته کاربردی من به شما میگم که در زمان تدوین ساختار شکست کار حتماً اولویت‌بندی اجرای سازه‌ها و یا اولویت‌بندی در مراحل اجرایی سازه رو در نظر بگیرید. با یک مثال موضوع رو شفاف‌تر می‌کنم. اکثراً در پروژه‌های صنعتی به دلیل دستیابی هرچه سریع‌تر به محصول پروژه و درامد زایی، آیتمی تحت عنوان EARLY PRODUCTION تعریف می‌کنید که سازه‌هایی را که ساخت آن‌ها باعث دستیابی سریع به محصول پروژه می‌شود رو قرار می‌دهند. برای ذینفعان پروژه مهم‌ترین آیتم تکمیل هرچه سریع‌تر این سازه‌ها بوده و بهترین روش WBS در این پروژه‌ها در سطح اول تقسیم‌بندی سازه‌ها به این بخش‌بندی است. حالا اگر شما اولویت‌بندی رو در دستور کار قرار ندهید، ساختار شکست کار شما مطلوب و بهینه نخواهد بود. این موضوع رو تو اکثر پروژه‌ها و البته با بعدی کوچک‌تر خواهید دید.

نقدینگی و ساختار شکست کار

ساختار شکست کار با ملاحظات مالی

سومین موضوع توجه به نقدینگی سازمان تون است! درست شنید، بله، نقدینگی سازمان تون ارتباطی غیرمستقیم و در بعضی مواقع به‌صورت مستقیم به نحوه تدوین WBS پروژه تون دارد. درست است که می‌بایست از روی WBS به تدوین CBS و PMS و سایر اسناد مالی پروژه پرداخت، ولی من به شما توصیه می‌کنم در زمان تدوین WBS پروژه حتماً دورنمای کلی تأمین نقدینگی سازمان رو در نظر داشته باشید. مثالی می‌زنم و موضوع رو شفاف‌تر می‌کنم. پروژه‌ای رو در نظر داشته باشید که دارای فازهای مختلف برای تکمیل کار است. در طرح توجیهی ساخت پروژه از منظر ذینفعان اصلی نقدینگی مدنظر تا فاز خاصی پروژه تأمین می‌گردد که این مهم بایستی در تدوین ساختار شکست شما لحاظ گردد تا نحوه بررسی و کنترل شما بر روی اجرای پروژه با سبک و سیاق خواسته‌های ذینفعان اصلی پروژه شکل بگیرد.

به هر ترتیب توصیه می‌شود به‌عنوان اولین سنگ بنای فرآیند برنامه‌ریزی پروژه سعی کنید ساختار شکست کار و شاکله WBS پروژه را به نحوی تدوین نمایید تا این سند مهم در فاز کنترل پروژه کارایی بهینه را برای شما به ارمغان بیاورد.