قسمت سوم:

فرآیند ساخت یا تامین تجهیزات پروژه

1-برنامه خريد (Procurement Plan)

مدير پروژه مسئوليت بازنگري نيازهاي پروژه به همراه تيم پروژه و ارائه برنامه زمانبندي كه مشخص ‎كننده نيازهاي تأمين كالا/ تجهيزات پروژه بر اساس شرایط قراردادي باشد را دارد. محدوده كاري، وجوه مشترك واحد مهندسي، واحد تداركات، كارفرما و ساير اعضاء درگير مي‎بايست در اين زمانبندي مشخص گردند. هر بخش مي‎بايست وظایف خود را با رعايت فعاليت‎هاي تداركاتي، برنامه زمانبندي و وجوه مشترك مشخص شده به نحو احسن اجراء نمايد. زمانبندي و كنترل فعاليت‎هاي تداركات، اولويت‌ها، مغايرت‎ها و فعاليت‎هاي اصلاحي مي‎بايست توسط مدير تداركات با همكاري مدير پروژه نظارت گردد.

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند.

2- منابع تأمين (Sources of Supply)

مدير تداركات مي‎بايست به همراه مدير پروژه جهت شناسائي تأمين‎ كنندگان داخلي و يا خارجي اقدامات لازم را انجام دهد. ايشان مسئول هستند تأمين ‏كنندگاني را انتخاب نمايند كه توسط كارفرما در قرارداد بعنوان تأمين‏ كنندگان واجد شرایط تعيين و مشخص شده‎اند و مذاكرات مقدماتي با تأمين‏ كنندگان پيشنهاد شده، جهت اطمينان از اينكه هر كدام از اين تأمين ‏كنندگان كاملا توانائي تأمين سرويس‎هاي مورد نظر را دارند، انجام خواهند داد. در غير اينصورت مي‎بايست تأمين ‎كننده جديد به تأیید كارفرما برسد و شامل مراحل پيش ارزيابي، ارسال كاتالوگ و ليست پروژه‎هاي مشابه ايكه تأمين‎ كننده در آنها حضور داشته مي‎باشد.اولويت اول مي‎بايست به شركت‎هاي ايراني كه توانائي توليد تجهيزات و كالا را با رعايت كامل استانداردها و مدارك فني پروژه را دارا باشند واگذار گردد. حدالامكان پيمانكار مي‎بايست در جهت حداكثر رساندن تداركات كالا و تجهيزات كه در ايران ساخته مي‎شوند هدف‎ گذاري نمايد تا جايي كه كيفيت نهايي كار خدشه پيدا ننمايد.

3- استعلام كالاي پروژه (Material Requisition (MR

استعلام كالاي پروژه مي‎بايست شامل شرح فني كامل كالا و يا خدمات مورد نياز شامل مدارك مهندسي، مشخصات فني، نقشه‎ها و شرايط قرارداد باشد. استعلام كالاي پروژه بايد كاملا محدوده خدمات فروشنده، آزمايشات، بازرسي و مدارك فني وابسته را مشخص نمايد.پيمانكار مي‎بايست مطمئن باشد كه استعلام‎هاي صادره منطبق با برنامه‎هاي زمانبندي تداركات پروژه صادر گرديده است. در ابتداي خريد و كنترل كالا، پيمانكار بايد بررسي نمايد كه نيازهاي نصب و ساخت مطابق با شرایط مقداري، كيفي و برنامه زمانبندي مي‎باشد.

4- ارسال مدارك استعلام

مدير تداركات به محض دريافت مدارك استعلام و به جهت تضمين شرایط حقيقي خريد، زمان محدود و مجاز براي دريافت پيشنهادات و قراردادن آنها در دستور خريد طبق مشخصات فني پروژه، تعداد مناسبي از فروشندگان تأیيد صلاحيت شده از ليست فروشندگان را انتخاب خواهد نمود.بعد از انتخاب فروشنده داراي صلاحيت، مدارك استعلام كالاي پروژه به آنها ارسال خواهد شد. يك هفته قبل از اتمام تاريخ استعلام، پي‎گيري كننده تداركات دريافت مدارك استعلام را با فروشندگان كنترل خواهد نمود. در صورت تمديد تاريخ پايان مناقصه اين موضوع به كليه فروشندگان اعلام خواهد گرديد. كميته‎اي جهت بررسي و تصميم‎گيري بر روي فروشندگان انتخاب شده، تشكيل خواهد شد. پيمانكار مدارك استعلام به‎ همراه كليه مدارك فني و اقتصادي پيوستي را جهت برآورده نمودن مشخصات فني پروژه تهيه خواهند نمود. براي مواردي كه بيش از يك منبع جهت تهيه آنها وجود دارد، مدارك استعلام مي‎بايستي حداقل به 3 فروشنده موجود در ليست فروشندگان و يا فروشندگان تائيد شده توسط كارفرما ارسال گردد.

5-پيشنهاد فروشنده Vendor Proposal

پس از دريافت پيشنهادات (پيشنهادات فني و مالي) كميته انتخاب فروشنده مدارك رسيده را كنترل و جهت مقايسه تائيد مي‎نمايد. مستندسازي فني فروشنده انجام و بين بخش‎هاي مهندسي توزيع مي‎گردد. مدارك مالي فروشنده تا نهائي‎شدن شفاف‎سازي فني و آناليز مدارك فني بصورت در كميته محرمانه نگهداري مي‎گردد.

6-شفاف‎سازي با پيشنهاددهندگان Clarification with bidders:

واحد مهندسي پيشنهادات فني فروشندگان را مطالعه و ليست سئوالات، مغايرت‎ها و يا ابهامات مشخصات فني با الزامات فني پروژه را جهت شفاف‎سازي فروشنده ارائه خواهد نمود.

واحد تداركات بخش بازرگاني (قيمت‎هاي برآورد شده، شرايط حمل، شرايط بازرگاني) را بازنگري و كنترل خواهد نمود. در برخي موارد، شفاف‎سازي فروشندگان و اطمينان از تطابق كامل با استعلام كالاي پروژه و تصميم‎گيري نهائي بر عهده مدير پروژه خواهد بود.شفاف‎سازي فروشندگان مي‎بايست توسط مدير تداركات هماهنگ گردد.

7-مقايسه و انتخاب فروشندگان Evaluation and selection of vendors

آناليز فني پيشنهادات TBE) Technical Bid Evaluation )

نتايج آناليز پيشنهادات و پيشنهادات فني قابل قبول مي‎بايست توسط واحد مهندسي تهيه گردد. هر گزارش آناليز فني بايد حاوي جدول مقايسه‎اي پيشنهادات فني ارائه شده توسط فروشندگان باشد.كليه اطلاعات در گزارش آناليز فني ميبايست مطابق با مباني MR مقايسه گرديده و اولويت‎بندي گردد.

8- مذاكرات قراردادي Contract negotiation

پيمانكار بر اساس ترم هاي قرارداد، مذاكرات قراردادي را با شركت برنده مناقصه انجام خواهد داد.

9- سفارش خريد Purchase orders

واحد تداركات مدارك دستور خريد را تهيه، بازنگري و نهائي خواهد نمود. فروشندگان انتخاب شده در صورت نياز جهت كنترل نهائي و بازنگري سفارش خريد تهيه شده و شرايط قراردادي به جلسه دعوت خواهند شد. قرارداد خريد در دو نسخه اصلي تهيه، جهت امضاء و مهر به فروشنده ارسال و جهت اقدامات بعدي عودت خواهد شد.

10- مدارك فروشنده Vendor’s document

پيمانكار بايد اطمينان داشته باشد كه دستور خريد شامل نيازهاي پروژه جهت مدارك فروشنده مي‎باشد. دستور خريد بايد شامل كليه نقشه ‎ها يا نقشه‎ هاي بازنگري شده، نقشه‎ هاي ساخت، محاسبات، بازرسي و تست، دستورالعمل اجرايي، ليست قطعات يدكي و ساير مدارك مورد نياز باشد كه اين مدارك را مي‎بايست پيمانكار از فروشنده دريافت نمايد.

لینک کانال برنامه ریزی و کنترل پروژه در تلگرام 👇👇

https://t.me/saeeddarabi20

قسمت سوم: فاز خرید و ساخت یا تامین و تدارکات (Procurement):

یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی  که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز P یا همان فاز خرید پروژه است که در استاندارد PMBOK نیز به عنوان یک حوزه مجزا مورد بررسی قرار گرفته است. در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ (فاز E)، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد.

در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی  به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک  مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.

• خرید ، ساخت ، تامین و تدارکات تجهیزات، کالاها و مواد مورد نیاز جهت اجرای پروژه از خارج از سازمان اجرایی پروژه
• نظارت بر فروشندگان ، سازندگان و تامین کنندگان (Vendor or Supplier)
• تحویل گیری تجهیزات، کالاها و مواد از فروشندگان ، سازندگان و تامین کنندگان

در فاز خرید و ساخت یا تامین و تدارکات (Procurement) معمولا پیشرفت پروژه بر اساس مراحل خرید و هزینه (در برخی موارد زمان یا ترکیبی از هزینه و زمان) لازم جهت تکمیل خرید برنامه ریزی و کنترل می شود. از جمله فعالیت های فاز خرید و ساخت یا تامین و تدارکات (Procurement) می توان به ساخت مخازن و خرید اتصالات اشاره نمود

فرآیند ساخت یا تامین تجهیزات پروژه

1-برنامه خريد (Procurement Plan)

2- منابع تأمين (Sources of Supply)

3- استعلام كالاي پروژه (Material Requisition (MR

4-استعلام گرفتن از وندورها (Inquiry)

5- جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات (Bid Closing)

6-ارزیابی فنی پیشنهادات (TBE)

7-ارزیابی مالی پیشنهادات (CBE)

8-عقد قرارداد

9-دستور خرید (PO)

10- تامین یا ساخت (Supply or Manufacture)

11- بازرسی نهایی (Final Inspection)

12-تحویل در سایت (Delivery at Site)

دوازده مورد در مطلب بعدی به تفضیل شرح داده خواهند شد. خواهشمند است اگر نظری در خصوص مطالب دارید در گروه تلگرامی ا ما به اشتراک بذارید. ممنون از حسن نظر تمامی دوستان 

لینک کانال برنامه ریزی و کنترل پروژه در تلگرام 👇👇

https://t.me/saeeddarabi20