موفقیت یا شکست شما در مدیریت یک پروژه، بیش از هر چیز به این امر بستگی دارد که آیا می‌توانید نتایج نهایی را در موعد معین تحویل دهید؟
زمان یکی از باارزش‌ترین منابع هر پروژه است. شما برای هر محصول یا خدمت مورد نظر، زمان محدودی در اختیار دارید و بدون مدیریت صحیح زمان، ممکن است پروژه‌ی شما به یک فاجعه ختم شود. همان‌طور که حدس می‌زنید برنامه‌ریزی ساده‌ترین روش مدیریت زمان است. در این رویکرد فعالیت‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه برآورد می‌شود و زمان‌بندی کارها، بر اساس تخصیص منابع به هر فعالیت، مشخص می‌شود.
علاوه بر برآورد و تخصیص منابع، هزینه‌ها هم رابطه‌ی مستقیمی با مدیریت زمان دارند، چراکه پروسه‌های طولانی، هزینه‌ی بالاتری به پروژه تحمیل می‌کنند.
مراحل و فرایندهای مدیریت زمان
۱- برنامه‌ی مدیریت زمان‌بندی
۲- تعریف فعالیت‌ها
۳- ترتیب فعالیت‌ها
۴- تخمین منابع فعالیت‌ها
۵- برآورد مدت‌زمان فعالیت‌ها
روش‌های برآورد زمان
برآورد پایین به بالا
این روش، دقیق‌ترین سیستم برآورد به شمار می‌رود. در این روش شما پروژه را به‌عنوان یک «کل» برآورد می‌کنید. به این منظور طبق WBS، وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، زمان لازم برای تکمیل هرکدام از زیرمجموعه‌ها را تخمین بزنید و در پایان، با در نظر گرفتن سایر مفروضات، زمان کل پروژه را برآورد کنید. هرچه جزئیات بیشتری در اختیار داشته باشید، برآورد شما هم دقیق‌تر خواهد بود.
نکته: اجرای این روش کمی سخت است، ولی کارتان را در طول پروژه راحت‌تر می‌کند. فقط اطمینان حاصل کنید که به فاز طراحی، زمان کافی اختصاص داده‌اید.
برآورد قیاسی
در این روش شما برای برآورد مدت‌زمان یک فعالیت یا کل یک پروژه، از اطلاعات زمانی پروژه‌های مشابه استفاده می‌کنید. این روش بیشتر برای شرایطی مناسب است اطلاعات تفصیلی کاملی از پروژه در اختیار ندارید. به‌تبع دقت این برآورد پایین‌تر است. هرچه پروژه‌ها شباهت بیشتری داشته باشند و مهارت و تخصص اعضای تیم بیشتر باشد، دقت این برآورد بالاتر می‌رود.
برآورد پارامتری
در این روش، شما مدت‌زمان موردنیاز برای تکمیل یک واحد کار را در تعداد کل زیرمجموعه‌ها، ضرب می‌کنید. مثلاً اگر می‌خواهید صفحات یک وب‌سایت را طراحی کنید، برآورد می‌کنید که یک صفحه، به چقدر زمان نیاز دارد و آن را در تعداد صفحات ضرب می‌کنید و یک تخمین کلی از مدت‌زمان کل پروژه به دست می‌آورید.
برآورد سه‌نقطه‌ای
شما می‌توانید دقت برآوردهای خود را با در نظر گرفتن ریسک و عدم قطعیت، بهبود دهید. در این روش شما سه احتمال (بدبینانه، خوش‌بینانه، بسیار محتمل) را در نظر می‌گیرید و بر اساس هرکدام از این حالات، زمان یک فعالیت (یا کل پروژه) را تخمین می‌زنید. سپس با آنالیز توزیع این سه برآورد، مدت‌زمان فعالیت/ پروژه را به دست می‌آورید. مزیت برآورد سه‌نقطه‌ای این است که به شما اجازه می‌دهد انتظارات منطقی بیشتری را بر اساس تخمین‌های واقعی‌تر، تنظیم کنید.
۶- توسعه‌ی برنامه‌ی زمان‌بندی
برای توسعه‌ی یک برنامه‌ی دقیق، به برخی از پارامترهای مراحل قبل نیاز دارید. ترتیب فعالیت‌ها، مدت‌زمان هر فعالیت و منابع تخصیص داده‌شده به هر فعالیت، مهم‌ترین پارامترهای موردنیاز هستند. به کمک توسعه‌ی زمان‌بندی می‌توانید تاریخ شروع و پایان هر فعالیت و نقطه‌ی عطف را برنامه‌ریزی کنید. نرم‌افزارهایی مثل Microsoft Project، به شما کمک می‌کنند برنامه‌ریزی دقیق‌تر و معتبرتری داشته باشید. ولی بهتر است برای نظارت ملموس بیشتر به فعالیت‌ها، یک نمودار گانت نیز ترسیم کنید.
۷- کنترل برنامه
در مرحله‌ی آخر، وضعیت فعالیت‌های پروژه را مورد نظارت و بررسی قرار می‌دهید تا پیشرفت، به‌روزرسانی‌ها و تعدیل و اصلاح تغییرات را برمبنای برنامه‌ی زمانی مشخص‌شده،، مدیریت کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند انحرافات برنامه را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی لازم را برای مینیمم کردن ریسک، انجام دهید.
شکی نیست که تهیه‌ی برنامه‌ی پروژه و پیگیری آن، بخش‌های مهمی از مدیریت پروژه هستند، ولی همه‌ی زحمات شما به صحت این مراحل بستگی خواهد داشت. پس برای اجتناب از هرگونه اتفاق غیر منظره‌ی نامطلوب، که مانع از دستیابی شما به اهداف نهایی پروژه می‌شود، باید در بازه‌های زمانی مشخص، وضعیت هر پروسه را مورد نظارت قرار دهید.
فیلم آموزشی در خصوص مدیریت زمان در پروژه
https://aparat.com/v/2z4VC
برچسب‌ها: مدیریت زمان, کنترل پروژه, مهندسی صنایع, پریماورا
