در برنامه ریزی یک پروژه پس از تعریف نیازمندیهای پروژه اولین گام تشریح و تعیین ساختار شکست کار (WBS) می باشد. با شکست پروژه به اجزا و فعالیتهای جدا، ساختار شکست کار را ایجاد می نمائیم.

WBS باید خلاصه ای از پروژه را به صورت سلسله مراتبی نمایش دهد، به گونه ای که در بالاترین سطح Total Projectقرار گرفته و در سطوح پایین تر قسمت های مختلف کار قرار گیرند و این امر با توجه به مسیری که پروژه قرار است طی نماید ایجاد گردیده و همچنین نمایانگر کلیه داده ها و هزینه های پروژه بوده و قابلیت گزارش این موارد را نیز در طول مدت پروژه داشته باشد.

هنگامی که فعالیتهای اصلی مشخص شدند، می توان آنها را به یکسری زیر فعالیتها تقسیم بندی کرده و در مرحله بعد این زیر فعالیتها را با سیستم کد گذاری هزینه پروژه، کدگذاری کرد. این اقدامات به ما این امکان را می دهد که روابط بین فعالیتها را (از حوزه عملیاتی کل تا تک فعالیت ها) شناسایی نمائیم. به این دلیل WBS یک نقطه شروع منطقی برای شبکه های برنامه ریزی آتی خواهد بود.

دیگراینکه با استفاده از ساختار شکست کار می توان با تخصیص هزینه ها و فاکتور ریسک، ساختار شکست هزینه و ریسک پروژه را تعریف نمود.به کمک این موارد علاوه بر برآورد هزینه کلی پروژه، بررسی ریسک ها را نیز به مراتب آسانتر انجام می دهیم. به عبارت دیگر WBS بدلیل انجام موارد زیر، یک عنصر مهم برنامه ریزی پروژه محسوب می گردد.

• توصیف کل پروژه به صورت جمع بندی عناصر جزئی
• اجرای صحیح برنامه ریزی
• تعیین هزینه و بودجه
• پیگیری زمان، هزینه و کیفیت
• برنامه ریزی منابع در راستای اهداف سازمان
• سهولت در تهیه دستورالعملهای برنامه زمانبندی و گزارش وضعیت پروژه
• تخصیص وظایف

همانگونه که مشاهده شد هدف از موارد بالا این است که بتوانیم با تخصیص منابع (انسان ـ مواد و هزینه) و محدودیت زمانی هر فعالیت پروژه را کنترل نمائیم. بدیهی است که همواره کنترل ریز فعالیت ها آسانتر از کنترل کل پروژه می باشد.  با توضیح مطالب گفته شده به سایر اعضاء تیم پروژه می توانیم WBS را به ابزاری سودمند و بسیار مناسب جهت انتشار اطلاعات و گزارشات تبدیل نمائیم. بدین گونه که WBS، با استفاده از تأثیر فعالیتهای اصلی بر نقاط کلیدی پروژه (Milestone) به ابزار مهمی جهت گزارش دهی به مدیران ارشد بدل می شود. همین امر است که اهمیت به روز رسانی فعالیتها را مشخص می گرداند و همچنین با استفاده از WBS می توان مشخص نمود که چه کسی مسئول چه کاریست، هر فعالیت چه مقدار هزینه نیاز دارد و چگونه هر فعالیت با فعالیت های دیگر در ارتباط است. همچنین می توان با ترکیب WBS و OBS ماتریس وظایف (Responsibility Matrix) را ایجاد نمود.